REGLAMENTO DE USO WEB PARA CONSULTAS Y TRANSACCIONES EMPLEADORES
1. Activación de
la clave zona transaccional empleadores PORVENIR. La
activación de la clave del
usuario previamente registrado en el formato de inscripción que
se encuentra en
nuestra página WEB se realizará 48 horas después que la empresa
reciba el correo
de notificación enviado por la dirección de Internet. Este
correo será enviado al
e-mail que se encuentra oficialmente registrado en nuestras
bases de datos. En caso
de no contar con este correo electrónico, el ejecutivo asignado
o la línea de servicio
telefónico se encargará de contactar a la empresa para el
registro de esta información
y posteriormente realizar la notificación. En caso de que la
empresa no este interesada
en realizar la activación del usuario registrado deberá
comunicarse con nuestra
línea de servicio telefónico antes de 48 horas.
2.
Condiciones de uso de la clave personal. a) La clave
personal debe ser de conocimiento
exclusivo del representante legal del empleador y el funcionario
usuario asignado
por éste, su utilización es personal, secreta e intransferible y
debe ser cambiada
periódicamente. b) El empleador declara y
acepta que sus claves son y serán conocidas
y utilizadas únicamente por funcionarios seleccionados
cuidadosamente, con capacidad
legal para realizar la totalidad de las operaciones, consultas,
transferencias,
transacciones y en general los servicios que se prestan
actualmente o los que se
habiliten en el futuro. En consecuencia, en desarrollo de lo
aquí dispuesto y con
base en lo previsto en el artículo 16 y 17 de la Ley 527 de
1999, el empleador asume
como suyas todas las consultas, conciliaciones, solicitudes y en
general las operaciones
que se hagan utilizando la clave y conforme los procedimientos
descritos en el presente
reglamento. c) Si cualquier persona hace uso de
los servicios, el empleador se obliga
a asumir las consecuencias de dichas operaciones y no podrá
alegar falta o insuficiencia
de poderes en quien actuó, por lo cual, no podrá presentar
reclamaciones o acciones
contra PORVENIR por dichos conceptos. d) En
consecuencia, la custodia y el uso adecuado
son de su exclusiva responsabilidad frente a PORVENIR y frente a
terceros. PORVENIR
ha adoptado las medidas de seguridad para proteger la
información contenida en su
página web de situaciones cómo pérdida, mal uso o alteración;
sin embargo, el usuario
reconoce y acepta que las medidas de seguridad en Internet no
son inexpugnables;
por lo anterior, acepta y asume las consecuencias que puedan
derivarse por el uso
que terceros no autorizados le puedan dar a su clave. e)
El usuario asume el riesgo
que pueda derivarse de la realización de operaciones en lugares
de acceso público
(ejemplo: Café Internet) o que no cuenten con las medidas de
seguridad sugeridas
en éste reglamento.
3. Servicios. Con la clave personal el usuario
puede acceder
a los siguientes servicios:
3.1 GRUPO CONSULTAS EMPLEADOR
Este grupo ofrece transacciones propias de un extracto para
empleadores ofreciendo información actualizada y en
línea, con la posibilidad de realizar consultas de información
de periodos de tiempo
que sean de interés para el empleador .
3.1.1 Información de pagos:
Esta consulta permite ver los pagos realizados por la empresa a
Porvenir relacionada con los productos
Pensiones Obligatorias, Pensiones Voluntarias y Cesantías, se
brinda una preconsulta
de la información en los tres últimos meses y adicionalmente el
cliente tiene un
filtro de consulta para consultar los meses de su interés.
3.1.2 Afiliaciones y traslados:Esta consulta
muestra las afiliaciones y traslados de salida de la
empresa
con Porvenir para los productos Pensiones Obligatorias y
Cesantías, se brinda una
preconsulta de la información en los tres últimos meses y
adicionalmente el cliente
tiene un filtro de consulta para consultar los meses de su
interés.
3.1.3 Certificados empleador:Esta opción le
permite al empleador generar certificados de como lo
son:
Certificado de planilla integrada, Certificado de Porvenir
Preferencial, Certificado
de aportes Pensiones Obligatorias, Certificado de aportes
Cesantías,
3.1.4 Consulta de retiros:Esta opción permite
consultar información de retiros para los
siguientes
productos: 1) CESANTÍAS: Esta opción muestra el comportamiento
de los retiros en
el último trimestre y acumulado para el año y adicionalmente
esta disponible un
filtro de consulta para consultar los meses de su interés.
2)PENSIONES VOLUNTARIAS,
Esta consulta muestra los retiros realizados por empleados
pertenecientes a los
planes empresariales que la empresa tenga con Porvenir
3.1.5 Estado de sus solicitudes:Esta consulta
permite ver el estado de los requerimientos realizados por la
empresa
a Porvenir, se brinda una consulta de la información en los tres
últimos meses y
adicionalmente el cliente tiene un filtro de consulta para
consultar los meses de
su interés.
3.1.6 Reclamaciones de pensión:Esta consulta
permite ver los empleados
que el estado de los requerimientos realizados por la empresa a
Porvenir, se brinda
una preconsulta de la información en los tres últimos meses y
adicionalmente el
cliente tiene un filtro de consulta para consultar otros meses
de su interés. Bonos
pensiónales Esta consulta permite ver para los empleados de la
empresa un consolidado
de estado del tramite del bono pensional.
3.1.7 Sector Público
Esta consulta permite ver el extracto mensual y consultar los
movimientos de las cuentas globales y retroactivas
de la empresas de sector publico con Porvenir.
3.2 GRUPO AUTOLIQUIDACION DE APORTES
Este grupo de transacciones permite transmitir la liquidación de
Pensiones Obligatorias
por el aplicativo de aportes en línea, Cesantías y Pensiones
Voluntarias de manera
sencilla desde un archivo de Excel o un archivo plano,
permitiendo pagar en línea
la transmisión mediante el botón PSE, el cual brinda la
posibilidad de realizar
el pago electrónico desde cualquier entidad bancaria.
Adicionalmente se puede consultar
las transmisiones realizadas y el estado de las mismas en
Porvenir.
3.3 GRUPO CONCILIACION
EMPLEADORES Este grupo de transacciones le permiten al empleador
depurar las novedades
de los trabajadores afiliados al Fondo de Pensiones Obligatorias
administrado por
Porvenir conciliar con Porvenir los pagos de Pensiones
Obligatorias que han presentado
algún problema en la acreditación, esta gestión es se realiza
por sucursal de pago
para los empleadores que manejen múltiples sucursales. La
información entregada
por el representante legal del empleador, para realizar la
conciliación a través
de éste servicio, se entiende realizada bajo la gravedad del
juramento, de conformidad
con lo establecido en el Decreto 1406 de 1.999.
Respecto del reporte de novedades es importante que se tenga en
cuenta que las mismas pueden ser bien temporales
o
definitivas, y en ambos casos deben estar debidamente soportadas
ya que las inconsistencias
tienen implicaciones legales para la empresa que represente,
frente a sus trabajadores
y ante el Sistema Integral de Seguridad Social, de acuerdo con
lo consagrado en
los artículo 3, 4 y 39 del Decreto 1406 de 1999, para mayor
claridad de las implicaciones
legales, nos permitimos transcribir las normas a continuación:
ARTICULO 3o. OTRAS DEFINICIONES. Para los efectos del presente
decreto, las expresiones contenidas
en este artículo tendrán los siguientes alcances:
Las novedades pueden ser de carácter transitorio o permanente:
a) Novedades transitorias son las que afectan
temporalmente
el monto de las obligaciones económicas a cargo del aportante,
tales como incapacidades,
suspensiones del contrato de trabajo y variaciones no
permanentes del Ingreso Base
de Cotización, y b) Novedades permanentes son las que afectan la
cotización base
a cargo del aportante en relación con una determinada entidad
administradora, tales
como ingresos al sistema, cambios de empleador o retiro,
traslado de entidad administradora
y cambios permanentes en el Ingreso Base de Cotización,
trabajadores dependientes
al servicio de más de un patrono, cambio de condición de
independiente a dependiente,
o viceversa.
ARTICULO 4o. OBLIGADOS A CUMPLIR LOS DEBERES FORMALES. Los
aportantes
deberán cumplir las obligaciones y deberes formales establecidos
en la ley o el
reglamento, personalmente o por medio de sus representantes.
ARTICULO 39. DEBERES
ESPECIALES DEL EMPLEADOR. Las consecuencias derivadas de la no
presentación de las
declaraciones de autoliquidación de aportes o de errores u
omisiones en ésta, que
afecten el cubrimiento y operatividad del Sistema de Seguridad
Integral o la prestación
de los servicios que él contempla con respecto a uno o más de
los afiliados, serán
responsabilidad exclusiva del aportante.
En todo caso el empleador que tenga el carácter de aportante,
deberá tener a disposición del trabajador que así lo
solicite
la copia de la declaración de autoliquidación de aportes al
Sistema de Seguridad
Social Integral en que conste el respectivo pago, o el
comprobante de pago respectivo
en caso que este último se haya efectuado en forma separada a la
declaración respectiva.
Igualmente, y de conformidad con las normas establecidas en el
Código de Comercio
sobre conservación de documentos, el aportante deberá conservar
copia del archivo
magnético contentivo de las autoliquidaciones de aportes
presentadas.
3.3.1 Empleados sin pago: Esta transacción le
permite al empleador conciliar con Porvenir
aquellos
empleados que se encuentran sin pago, el empleador puede en esta
transacción informarnos
las novedades para normalizar la deuda con Porvenir sobre estos
empleados.
3.3.2 Cuentas de cobro: Esta transacción
permite al empleador conocer las cuentas de cobro
que tiene con Porvenir causadas por pagos por valores menores a
la base de cotización
de los periodos pagados, esta opción permite proyectar los
valores de las cuentas
de cobro para pagos futuros de la empresa.
3.3.3 Rezago de cuenta: Esta transacción
permite consultar aquellos empleados de las empresas que no se
han acreditado porque
no están plenamente identificados, permitiendo al empleador
identificarlos plenamente
para realizar las respectivas acreditaciones.
3.3.4 Rezago de planilla: Esta opción le
permite al empleador conocer aquellas transmisiones de
autoliquidación que no
corresponden con los pagos realizados a Porvenir, permitiendo al
empleador ingresar
las novedades del caso para avanzar el la solución.
3.3.5 Problemas de vigencia en Registraduría:
Esta transacción permite al empleador consultar aquellos
empleados
que no se han acreditado porque su información no corresponde
con los datos de la
Registraduría.
3.4 GRUPO OTROS SERVICIOS
En este grupo se ofrecen transacciones para permitirle a la
empresa conocer y generar información de sus afiliados en
transacciones
como generación de certificados y consulta de movimientos,
adicionalmente se ofrecen
transacciones para gestión y configuración de la herramienta
como cambio de clave,
notificaciones y adición de empresas para aquellos usuarios que
administran múltiples
empresas.
3.4.1 Afiliados activos: Esta consulta permite
conocer la relación que
un empleado particular tiene con Porvenir
3.4.2 Certificados empleados:
Esta opción le permite al empleador generar certificados de
interés para sus empleados como
lo son: 1) Cesantías: Saldo a la fecha, Inmovilización a la
fecha, 2) Pensiones
Obligatorias: Afiliación a la fecha
3.4.3 Movimientos de empleados:
Esta opción le permite a los empleadores consultar movimientos
de los afiliados referentes a
Pensiones Obligatorias y Cesantías
3.4.4 Notificaciones: Esta transacción le
permite al empleador seleccionar las transacciones sobre las
cuales quiere recibir correo
de notificación.
3.4.5 Cambio de clave:
Esta transacción le permite al empleador cambiar su contraseña
cuando el lo desee.
3.4.6 Inscribir empresa: Esta transacción esta
pensada para que aquellos usuarios que administran varias
empresas puedan adicionar
a su usuario del portal la administración de las mismas.
4. Condiciones Generales de Utilización de la página: a)
Para todos los efectos del servicio Web para consultas
y transacciones de empleadores de PORVENIR será prestado con
sujeción a la hora
que rige en la República de Colombia. Queda acordado que todas
las transacciones,
que se realicen en un horario diferente al definido como hábil,
se entenderán realizadas
a más tardar el día hábil siguiente a aquel en que se lleven a
cabo. b) El empleador,
en virtud de lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 527 de
1999, reconoce desde
ahora como prueba de las transacciones y/o operaciones,
consultas, servicios, descuentos
por servicios, los registros magnéticos y electrónicos de las
transacciones y/o
de las operaciones que PORVENIR efectúa en su sistema o el
listado que imprima de
los mismos y las acepta como efectuadas por el empleador
, o por sus autorizados,
al igual que las cantidades registradas. c) El
usuario reconoce y acepta el establecimiento
de mecanismos de seguridad que garanticen la obtención de
pruebas relacionadas con
las transacciones realizadas. Así mismo se compromete a utilizar
la información,
los servicios y los diseños de la página de acuerdo con las
disposiciones vigentes,
este reglamento, las buenas costumbres y el orden público.
5. Información de la página. El usuario
reconoce y acepta que: a) La información
contenida en la página
puede sufrir modificaciones. Así mismo, que la información que
se suministra sobre
simuladores y tasas de interés entre otras, no son obligatorios
ni constituyen garantía
de utilidad para la realización de actividades particulares.
Cualquier decisión
que se tome con fundamento en esta información es
responsabilidad exclusiva del
usuario. b) La información de la página estará
disponible en forma permanente; no
obstante, PORVENIR no asume responsabilidad alguna ante
problemas técnicos que impidan
el acceso del usuario o la realización de transacciones. c)
Es responsabilidad del
empleador y los usuarios el uso correcto de la información de
consulta en la web
transaccional de empleadores PORVENIR, con la obligación de
guardar la debida confidencialidad
sobre la misma. d) PORVENIR se reserva los
derechos de autor por la información
y contenidos de la página.
6. Medidas de seguridad: El usuario acepta que
es de su conocimiento que el uso de Internet no es del todo
seguro, ya que existen diversos
mecanismos diseñados para obtener información y suplantar
usuarios, por lo cual
se compromete a mantener actualizado el antivirus de los equipos
de computo que
utilice en sus transacciones para evitar el contagio de virus
informáticos a través
de Internet, así como de implementar las medidas de seguridad
necesarias para evitar
amenazas como Troyanos, Keylogger, Sapmm y cualquier otro tipo
de riesgos que utilicen
como medio el Internet.
7. Cambio de clave. Si el usuario olvida su
clave personal
o quiere bloquearla, deberá informar inmediatamente a través de
la línea de servicio
telefónico a PORVENIR. PORVENIR no se hace responsable por las
transacciones efectuadas
antes de recibir la solicitud de bloqueo.
8. Ley Aplicable y Jurisdicción Competente: El
presente reglamento, así como los productos o servicios que se
presten a través
de la Zona Transaccional de Empleadores de Porvenir, se regirán
íntegramente por
la Ley de la República de Colombia. Del mismo modo, cualquier
controversia, disputa,
litigio, etc. derivado del mismo se someterá a las autoridades
de la República de
Colombia.
9. Notificaciones: El empleador usuario acepta
que PORVENIR le pueda notificar
cualquier tipo de información, decisión o cambio de los
procedimientos, las condiciones
y los términos del servicio web de la Zona Transaccional de
Empleadores Porvenir,
sus productos y servicios por medio de mensajes o de información
colocada en la(s)
página(s) en internet.
10. Aceptación. El usuario declara que conoce y
acepta de
manera irrevocable el presente reglamento que rige el
funcionamiento de la zona
transaccional de PORVENIR. Cualquier inquietud favor comunicarla
vía correo electrónico
a porvenir@porvenir.com.co