REGLAMENTO DE USO WEB PARA CONSULTAS Y TRANSACCIONES EMPLEADORES
1. Activación de la clave zona transaccional empleadores PORVENIR.
La activación de la clave del usuario previamente
registrado en el formato de inscripción que se encuentra en
nuestra página WEB se realizará 48 horas después que la empresa
reciba
el correo de notificación enviado por la dirección de Internet.
Este correo será enviado al e-mail que se encuentra oficialmente
registrado en nuestras bases de datos. En caso de no contar con
este correo electrónico, el ejecutivo asignado o la línea de
servicio
telefónico se encargará de contactar a la empresa para el
registro de esta información y posteriormente realizar la
notificación.
En caso de que la empresa no esté interesada en realizar la
activación del usuario registrado deberá comunicarse con nuestra
línea
de servicio telefónico antes de 48 horas.
2. Condiciones de uso de la clave personal a)
La clave personal debe ser de conocimiento exclusivo del
representante legal del empleador y/o del funcionario usuario
asignado por éste,
su utilización es personal, secreta e intransferible y debe ser
cambiada periódicamente. b) El empleador
declara y acepta
que sus claves son y serán conocidas y utilizadas únicamente por
funcionarios seleccionados cuidadosamente, con autorización para
realizar
la totalidad de las operaciones, consultas, transferencias,
transacciones y en general, los servicios que se prestan
actualmente o los que se
habiliten en el futuro. En consecuencia, en desarrollo de lo
aquí dispuesto y con base en lo previsto en el artículo 16 y 17
de la Ley 527 de 1999,
el empleador asume como suyas todas las consultas,
conciliaciones, solicitudes y en general, las operaciones que se
hagan utilizando la clave
y conforme los procedimientos descritos en el presente
reglamento. c) Si por descuido en la custodia
de la clave de acceso,
cualquier persona hace uso de los servicios,El empleador será
responsable de las consecuencias de dichas operaciones.
d) De acuerdo con la Ley 1328 de 2008, es
responsabilidad de los consumidores financieros, observar las
instrucciones y
recomendaciones que impartan las entidades financieras sobre el
manejo de sus productos y/o servicios. En desarrollo de lo
anterior,
PORVENIR se permite hacer las siguientes recomendaciones y/o
instrucciones a efectos, de que sean adoptadas por quienes
acceden a sus productos
y/o servicios a través de canales electrónicos: (i)
La clave asignada y su utilización es personal e intransferible
y
debe ser cambiada periódicamente; (ii) Cuando
acceda a la página proteja su clave manéjela con carácter
confidencial;
(iii) No acepte ayuda de extraños; (iv)
Digite usted mismo la dirección de PORVENIR
(www.porvenir.com.co);
(iv) No ingrese a la página web a través de
links o motores de búsqueda y (v) Ingrese a la
zona transaccional
de INTERNET PORVENIR únicamente desde un computador donde
pueda realizar sus transacciones de manera segura. Los
computadores ubicados en
lugares públicos, entre otros, cafés internet o universidades,
pueden ser usados como herramientas potenciales para obtener sus
datos.
Los delincuentes usualmente suelen instalar programas que
permiten capturar la información que está ingresando o
verificando, la cual es enviada a
una dirección de correo electrónico creada por ellos. De esta
manera, pueden conocer su usuario y contraseña, entrar a su
cuenta y efectuar
transacciones fraudulentamente y e) Al empleador
le asiste un deber de diligencia en la atención de estas
recomendaciones y en el uso y custodia de sus claves. PORVENIR
ha adoptado las medidas de seguridad para proteger la
información contenida en
su página web de situaciones cómo pérdida, mal uso o alteración;
sin embargo, el usuario reconoce y acepta que las medidas de
seguridad en Internet
no son inexpugnables.
3. Servicios. Con la clave personal el usuario
puede acceder a los siguientes servicios:
3.1 GRUPO CONSULTAS EMPLEADOR
Este grupo ofrece transacciones propias de un extracto para
empleadores ofreciendo información actualizada y en línea, con
la posibilidad de realizar
consultas de información de periodos de tiempo que sean de
interés para el empleador.
3.1.1 Información de pagos:
Esta consulta permite ver los pagos realizados por la empresa a
Porvenir relacionada con los productos Pensiones Obligatorias,
Pensiones Voluntarias y
Cesantías, se brinda una preconsulta de la información en los
tres últimos meses y adicionalmente el cliente tiene un filtro
de consulta para consultar
los meses de su interés.
3.1.2 Afiliaciones y traslados:Esta consulta
muestra las afiliaciones y traslados de salida de la empresa con
Porvenir para los productos
Pensiones Obligatorias y Cesantías, se brinda una preconsulta de
la información en los tres últimos meses y adicionalmente el
cliente tiene un filtro de
consulta para consultar los meses de su interés.
3.1.3 Certificados empleador:Esta opción le
permite al empleador generar certificados de como lo son:
Certificado de planilla integrada,
Certificado de Porvenir Preferencial, Certificado de aportes
Pensiones Obligatorias, Certificado de aportes Cesantías,
3.1.4 Consulta de retiros:Esta opción permite
consultar información de retiros para los siguientes productos:
1) CESANTÍAS: Esta opción
muestra el comportamiento de los retiros en el último trimestre
y acumulado para el año y adicionalmente está disponible un
filtro de consulta para consultar
los meses de su interés. 2) PENSIONES VOLUNTARIAS, Esta consulta
muestra los retiros realizados por empleados pertenecientes a
los planes empresariales que
la empresa tenga con Porvenir
3.1.5 Estado de sus solicitudes:Esta consulta
permite ver el estado de los requerimientos realizados por la
empresa a Porvenir,
se brinda una consulta de la información en los tres últimos
meses y adicionalmente el cliente tiene un filtro de consulta
para consultar los meses de su
interés.
3.1.6 Reclamaciones de pensión:Esta consulta
permite ver los empleados que el estado de los requerimientos
realizados por la empresa a
Porvenir, se brinda una preconsulta de la información en los
tres últimos meses y adicionalmente el cliente tiene un filtro
de consulta para consultar
otros meses de su interés. Bonos pensiónales Esta consulta
permite ver para los empleados de la empresa un consolidado de
estado del trámite del bono
pensional.
3.1.7 Sector Público
Esta consulta permite ver el extracto mensual y consultar los
movimientos de las cuentas globales y retroactivas de la
empresas de sector público con
Porvenir.
3.2 GRUPO AUTOLIQUIDACION DE APORTES
Este grupo de transacciones permite transmitir la liquidación de
Pensiones Obligatorias por el aplicativo de aportes en línea,
Cesantías y Pensiones
Voluntarias de manera sencilla desde un archivo de Excel o un
archivo plano, permitiendo pagar en línea la transmisión
mediante el botón PSE, el cual
brinda la posibilidad de realizar el pago electrónico desde
cualquier entidad bancaria. Adicionalmente se puede consultar
las transmisiones realizadas y el
estado de las mismas en Porvenir.
3.3 GRUPO CONCILIACION
EMPLEADORES Este grupo de transacciones le permiten al empleador
depurar las novedades de los trabajadores afiliados al Fondo de
Pensiones Obligatorias
administrado por Porvenir conciliar con Porvenir los pagos de
Pensiones Obligatorias que han presentado algún problema en la
acreditación, esta gestión es
se realiza por sucursal de pago para los empleadores que manejen
múltiples sucursales. La información entregada por el
representante legal del empleador,
para realizar la conciliación a través de éste servicio, se
entiende realizada bajo la gravedad del juramento, de
conformidad con lo establecido en el Decreto
1406 de 1.999.
Respecto del reporte de novedades es importante que se tenga en
cuenta que las mismas pueden ser bien temporales o definitivas,
y en ambos casos deben estar
debidamente soportadas ya que las inconsistencias tienen
implicaciones legales para la empresa que represente, frente a
sus trabajadores y ante el Sistema
Integral de Seguridad Social, de acuerdo con lo consagrado en
los artículo 3, 4 y 39 del Decreto 1406 de 1999, para mayor
claridad de las implicaciones
legales, nos permitimos transcribir las normas a continuación:
ARTICULO 3o. OTRAS DEFINICIONES. Para los efectos del presente
decreto, las expresiones contenidas en este artículo tendrán los
siguientes alcances:
Las novedades pueden ser de carácter transitorio o permanente:
a) Novedades transitorias son las que afectan temporalmente el
monto de las obligaciones económicas a cargo del aportante,
tales como incapacidades,
suspensiones del contrato de trabajo y variaciones no
permanentes del Ingreso Base de Cotización, y b) Novedades
permanentes son las que afectan la cotización
base a cargo del aportante en relación con una determinada
entidad administradora, tales como ingresos al sistema, cambios
de empleador o retiro, traslado
de entidad administradora y cambios permanentes en el Ingreso
Base de Cotización, trabajadores dependientes al servicio de más
de un patrono, cambio de
condición de independiente a dependiente, o viceversa.
ARTICULO 4o. OBLIGADOS A CUMPLIR LOS DEBERES FORMALES. Los
aportantes deberán cumplir las obligaciones y deberes formales
establecidos en la ley o el
reglamento, personalmente o por medio de sus representantes.
ARTICULO 39. DEBERES ESPECIALES DEL EMPLEADOR. Las consecuencias
derivadas de la no presentación de las declaraciones de
autoliquidación de aportes o de
errores u omisiones en ésta, que afecten el cubrimiento y
operatividad del Sistema de Seguridad Integral o la prestación
de los servicios que él contempla
con respecto a uno o más de los afiliados, serán responsabilidad
exclusiva del aportante.
En todo caso el empleador que tenga el carácter de aportante,
deberá tener a disposición del trabajador que así lo solicite la
copia de la declaración de
autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral en que conste el respectivo pago, o el comprobante de
pago respectivo en caso que este
último se haya efectuado en forma separada a la declaración
respectiva.
Igualmente, y de conformidad con las normas establecidas en el
Código de Comercio sobre conservación de documentos, el
aportante deberá conservar copia del
archivo magnético contentivo de las autoliquidaciones de aportes
presentadas.
3.3.1 Empleados sin pago: Esta transacción le
permite al empleador conciliar con Porvenir aquellos empleados
que se encuentran sin pago,
el empleador puede en esta transacción informarnos las novedades
para normalizar la deuda con Porvenir sobre estos empleados.
3.3.2 Cuentas de cobro: Esta transacción
permite al empleador conocer las cuentas de cobro que tiene con
Porvenir causadas por pagos por
valores menores a la base de cotización de los periodos pagados,
esta opción permite proyectar los valores de las cuentas de
cobro para pagos futuros de la
empresa.
3.3.3 Rezago de cuenta: Esta transacción
permite consultar aquellos empleados de las empresas que no se
han acreditado porque no están
plenamente identificados, permitiendo al empleador
identificarlos plenamente para realizar las respectivas
acreditaciones.
3.3.4 Rezago de planilla: Esta opción le
permite al empleador conocer aquellas transmisiones de
autoliquidación que no corresponden con
los pagos realizados a Porvenir, permitiendo al empleador
ingresar las novedades del caso para avanzar él la solución.
3.3.5 Problemas de vigencia en Registraduría:
Esta transacción permite al empleador consultar aquellos
empleados que no se han acreditado porque su información no
corresponde con los datos de la Registraduría.
3.4 GRUPO OTROS SERVICIOS
En este grupo se ofrecen transacciones para permitirle a la
empresa conocer y generar información de sus afiliados en
transacciones como generación de
certificados y consulta de movimientos, adicionalmente se
ofrecen transacciones para gestión y configuración de la
herramienta como cambio de clave,
notificaciones y adición de empresas para aquellos usuarios que
administran múltiples empresas.
3.4.1 Afiliados activos: Esta consulta permite
conocer la relación que un empleado particular tiene con
Porvenir
3.4.2 Certificados empleados:
Esta opción le permite al empleador generar certificados de
interés para sus empleados como lo son: 1) Cesantías: Saldo a la
fecha, Inmovilización a la fecha,
2) Pensiones Obligatorias: Afiliación a la fecha
3.4.3 Movimientos de empleados:
Esta opción le permite a los empleadores consultar movimientos
de los afiliados referentes a Pensiones Obligatorias y Cesantías
3.4.4 Notificaciones: Esta transacción le
permite al empleador seleccionar las transacciones sobre las
cuales quiere recibir correo de notificación.
3.4.5 Cambio de clave:
Esta transacción le permite al empleador cambiar su contraseña
cuando el lo desee.
3.4.6 Inscribir empresa: Esta transacción está
pensada para que aquellos usuarios que administran varias
empresas puedan adicionar a su usuario del portal
la administración de las mismas.
4. Condiciones Generales de Utilización de la página: a)
Para todos los efectos del servicio Web para consultas y
transacciones de empleadores de PORVENIR será prestado con
sujeción a la hora que rige en la República de Colombia.
Queda acordado que todas las transacciones, que se realicen en
un horario diferente al definido como hábil, se entenderán
realizadas a más tardar el día hábil
siguiente a aquel en que se lleven a cabo. b) El empleador,
en virtud de lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 527 de
1999, reconoce desde ahora como prueba de las transacciones y/o
operaciones, consultas, servicios,
descuentos por servicios, los registros magnéticos y
electrónicos de las transacciones y/o de las operaciones que
PORVENIR efectúa en su sistema o el listado que
imprima de los mismos y las acepta como efectuadas por el empleador
, o por sus autorizados, al igual que las cantidades
registradas. c) El usuario reconoce y acepta el
establecimiento de mecanismos de seguridad que
garanticen la obtención de pruebas relacionadas con las
transacciones realizadas. Así mismo se compromete a utilizar la
información, los servicios y los diseños de la
página de acuerdo con las disposiciones vigentes, este
reglamento, las buenas costumbres y el orden público.
5. Información de la página. El usuario
reconoce y acepta que: a) La información
contenida en la página puede sufrir modificaciones.
Así mismo, que la información que se suministra sobre
simuladores y tasas de interés entre otras, no son obligatorios
ni constituyen garantía de utilidad para la
realización de actividades particulares. Cualquier decisión que
se tome con fundamento en esta información es responsabilidad
exclusiva del usuario.
b) La información de la página estará
disponible en forma permanente. c)
Es responsabilidad del empleador y los usuarios el uso correcto
de la información de consulta en la web transaccional de
empleadores PORVENIR, con la obligación
de guardar la debida confidencialidad sobre la misma. d)
PORVENIR se reserva los derechos de autor por la información y
contenidos de la página.
6. Medidas de seguridad: El usuario acepta que
es de su conocimiento que el uso de Internet no es del todo
seguro, ya que existen diversos
mecanismos diseñados para obtener información y suplantar
usuarios, por lo cual se compromete a mantener actualizado el
antivirus de los equipos de computo que
utilice en sus transacciones para evitar el contagio de virus
informáticos a través de Internet, así como de implementar las
medidas de seguridad necesarias para
evitar amenazas como Troyanos, Keylogger, Sapmm y cualquier otro
tipo de riesgos que utilicen como medio el Internet.
7. Cambio de clave. Si el usuario olvida su
clave personal o quiere bloquearla, deberá informar
inmediatamente a través de la línea de servicio
telefónico a PORVENIR. PORVENIR no se hace responsable por las
transacciones efectuadas antes de recibir la solicitud de
bloqueo.
8. Ley Aplicable y Jurisdicción Competente: El
presente reglamento, así como los productos o servicios que se
presten a través de la Zona
Transaccional de Empleadores de Porvenir, se regirán
íntegramente por la Ley de la República de Colombia. Del mismo
modo, cualquier controversia, disputa,
litigio, etc. derivado del mismo se someterá a las autoridades
de la República de Colombia.
9. Notificaciones: El empleador usuario acepta
que PORVENIR le pueda notificar cualquier tipo
de información, decisión o cambio de los
procedimientos, las condiciones y los términos del servicio web
de la Zona Transaccional de Empleadores Porvenir, sus productos
y servicios por medio de mensajes o de información
colocada en la(s) página(s) en internet.
10. Aceptación. El usuario declara que conoce y
acepta de manera irrevocable el presente reglamento que rige el
funcionamiento de la
zona transaccional de PORVENIR. Cualquier inquietud favor
comunicarla vía correo electrónico a porvenir@porvenir.com.co