REGLAMENTO DE USO WEB PARA CONSULTAS Y TRANSACCIONES EMPLEADORES

1. Activación de la clave zona transaccional empleadores PORVENIR. La activación de la clave del usuario previamente registrado en el formato de inscripción que se encuentra en nuestra página WEB se realizará 48 horas después que la empresa reciba el correo de notificación enviado por la dirección de Internet. Este correo será enviado al e-mail que se encuentra oficialmente registrado en nuestras bases de datos. En caso de no contar con este correo electrónico, el ejecutivo asignado o la línea de servicio telefónico se encargará de contactar a la empresa para el registro de esta información y posteriormente realizar la notificación. En caso de que la empresa no esté interesada en realizar la activación del usuario registrado deberá comunicarse con nuestra línea de servicio telefónico antes de 48 horas.

2. Condiciones de uso de la clave personal a) La clave personal debe ser de conocimiento exclusivo del representante legal del empleador y/o del funcionario usuario asignado por éste, su utilización es personal, secreta e intransferible y debe ser cambiada periódicamente. b) El empleador declara y acepta que sus claves son y serán conocidas y utilizadas únicamente por funcionarios seleccionados cuidadosamente, con autorización para realizar la totalidad de las operaciones, consultas, transferencias, transacciones y en general, los servicios que se prestan actualmente o los que se habiliten en el futuro. En consecuencia, en desarrollo de lo aquí dispuesto y con base en lo previsto en el artículo 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, el empleador asume como suyas todas las consultas, conciliaciones, solicitudes y en general, las operaciones que se hagan utilizando la clave y conforme los procedimientos descritos en el presente reglamento. c) Si por descuido en la custodia de la clave de acceso, cualquier persona hace uso de los servicios,El empleador será responsable de las consecuencias de dichas operaciones. d) De acuerdo con la Ley 1328 de 2008, es responsabilidad de los consumidores financieros, observar las instrucciones y recomendaciones que impartan las entidades financieras sobre el manejo de sus productos y/o servicios. En desarrollo de lo anterior, PORVENIR se permite hacer las siguientes recomendaciones y/o instrucciones a efectos, de que sean adoptadas por quienes acceden a sus productos y/o servicios a través de canales electrónicos: (i) La clave asignada y su utilización es personal e intransferible y debe ser cambiada periódicamente; (ii) Cuando acceda a la página proteja su clave manéjela con carácter confidencial; (iii) No acepte ayuda de extraños; (iv) Digite usted mismo la dirección de PORVENIR (www.porvenir.com.co); (iv) No ingrese a la página web a través de links o motores de búsqueda y (v) Ingrese a la zona transaccional de INTERNET PORVENIR únicamente desde un computador donde pueda realizar sus transacciones de manera segura. Los computadores ubicados en lugares públicos, entre otros, cafés internet o universidades, pueden ser usados como herramientas potenciales para obtener sus datos. Los delincuentes usualmente suelen instalar programas que permiten capturar la información que está ingresando o verificando, la cual es enviada a una dirección de correo electrónico creada por ellos. De esta manera, pueden conocer su usuario y contraseña, entrar a su cuenta y efectuar transacciones fraudulentamente y e) Al empleador le asiste un deber de diligencia en la atención de estas recomendaciones y en el uso y custodia de sus claves. PORVENIR ha adoptado las medidas de seguridad para proteger la información contenida en su página web de situaciones cómo pérdida, mal uso o alteración; sin embargo, el usuario reconoce y acepta que las medidas de seguridad en Internet no son inexpugnables.

3. Servicios. Con la clave personal el usuario puede acceder a los siguientes servicios:

3.1 GRUPO CONSULTAS EMPLEADOR
Este grupo ofrece transacciones propias de un extracto para empleadores ofreciendo información actualizada y en línea, con la posibilidad de realizar consultas de información de periodos de tiempo que sean de interés para el empleador.

3.1.1 Información de pagos: Esta consulta permite ver los pagos realizados por la empresa a Porvenir relacionada con los productos Pensiones Obligatorias, Pensiones Voluntarias y Cesantías, se brinda una preconsulta de la información en los tres últimos meses y adicionalmente el cliente tiene un filtro de consulta para consultar los meses de su interés.

3.1.2 Afiliaciones y traslados:Esta consulta muestra las afiliaciones y traslados de salida de la empresa con Porvenir para los productos Pensiones Obligatorias y Cesantías, se brinda una preconsulta de la información en los tres últimos meses y adicionalmente el cliente tiene un filtro de consulta para consultar los meses de su interés.

3.1.3 Certificados empleador:Esta opción le permite al empleador generar certificados de como lo son: Certificado de planilla integrada, Certificado de Porvenir Preferencial, Certificado de aportes Pensiones Obligatorias, Certificado de aportes Cesantías,

3.1.4 Consulta de retiros:Esta opción permite consultar información de retiros para los siguientes productos: 1) CESANTÍAS: Esta opción muestra el comportamiento de los retiros en el último trimestre y acumulado para el año y adicionalmente está disponible un filtro de consulta para consultar los meses de su interés. 2) PENSIONES VOLUNTARIAS, Esta consulta muestra los retiros realizados por empleados pertenecientes a los planes empresariales que la empresa tenga con Porvenir

3.1.5 Estado de sus solicitudes:Esta consulta permite ver el estado de los requerimientos realizados por la empresa a Porvenir, se brinda una consulta de la información en los tres últimos meses y adicionalmente el cliente tiene un filtro de consulta para consultar los meses de su interés.

3.1.6 Reclamaciones de pensión:Esta consulta permite ver los empleados que el estado de los requerimientos realizados por la empresa a Porvenir, se brinda una preconsulta de la información en los tres últimos meses y adicionalmente el cliente tiene un filtro de consulta para consultar otros meses de su interés. Bonos pensiónales Esta consulta permite ver para los empleados de la empresa un consolidado de estado del trámite del bono pensional.

3.1.7 Sector Público
Esta consulta permite ver el extracto mensual y consultar los movimientos de las cuentas globales y retroactivas de la empresas de sector público con Porvenir.

3.2 GRUPO AUTOLIQUIDACION DE APORTES
Este grupo de transacciones permite transmitir la liquidación de Pensiones Obligatorias por el aplicativo de aportes en línea, Cesantías y Pensiones Voluntarias de manera sencilla desde un archivo de Excel o un archivo plano, permitiendo pagar en línea la transmisión mediante el botón PSE, el cual brinda la posibilidad de realizar el pago electrónico desde cualquier entidad bancaria. Adicionalmente se puede consultar las transmisiones realizadas y el estado de las mismas en Porvenir.

3.3 GRUPO CONCILIACION
EMPLEADORES Este grupo de transacciones le permiten al empleador depurar las novedades de los trabajadores afiliados al Fondo de Pensiones Obligatorias administrado por Porvenir conciliar con Porvenir los pagos de Pensiones Obligatorias que han presentado algún problema en la acreditación, esta gestión es se realiza por sucursal de pago para los empleadores que manejen múltiples sucursales. La información entregada por el representante legal del empleador, para realizar la conciliación a través de éste servicio, se entiende realizada bajo la gravedad del juramento, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1406 de 1.999.

Respecto del reporte de novedades es importante que se tenga en cuenta que las mismas pueden ser bien temporales o definitivas, y en ambos casos deben estar debidamente soportadas ya que las inconsistencias tienen implicaciones legales para la empresa que represente, frente a sus trabajadores y ante el Sistema Integral de Seguridad Social, de acuerdo con lo consagrado en los artículo 3, 4 y 39 del Decreto 1406 de 1999, para mayor claridad de las implicaciones legales, nos permitimos transcribir las normas a continuación:

ARTICULO 3o. OTRAS DEFINICIONES. Para los efectos del presente decreto, las expresiones contenidas en este artículo tendrán los siguientes alcances:

Las novedades pueden ser de carácter transitorio o permanente:
a) Novedades transitorias son las que afectan temporalmente el monto de las obligaciones económicas a cargo del aportante, tales como incapacidades, suspensiones del contrato de trabajo y variaciones no permanentes del Ingreso Base de Cotización, y b) Novedades permanentes son las que afectan la cotización base a cargo del aportante en relación con una determinada entidad administradora, tales como ingresos al sistema, cambios de empleador o retiro, traslado de entidad administradora y cambios permanentes en el Ingreso Base de Cotización, trabajadores dependientes al servicio de más de un patrono, cambio de condición de independiente a dependiente, o viceversa.

ARTICULO 4o. OBLIGADOS A CUMPLIR LOS DEBERES FORMALES. Los aportantes deberán cumplir las obligaciones y deberes formales establecidos en la ley o el reglamento, personalmente o por medio de sus representantes.

ARTICULO 39. DEBERES ESPECIALES DEL EMPLEADOR. Las consecuencias derivadas de la no presentación de las declaraciones de autoliquidación de aportes o de errores u omisiones en ésta, que afecten el cubrimiento y operatividad del Sistema de Seguridad Integral o la prestación de los servicios que él contempla con respecto a uno o más de los afiliados, serán responsabilidad exclusiva del aportante.

En todo caso el empleador que tenga el carácter de aportante, deberá tener a disposición del trabajador que así lo solicite la copia de la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en que conste el respectivo pago, o el comprobante de pago respectivo en caso que este último se haya efectuado en forma separada a la declaración respectiva.

Igualmente, y de conformidad con las normas establecidas en el Código de Comercio sobre conservación de documentos, el aportante deberá conservar copia del archivo magnético contentivo de las autoliquidaciones de aportes presentadas.

3.3.1 Empleados sin pago: Esta transacción le permite al empleador conciliar con Porvenir aquellos empleados que se encuentran sin pago, el empleador puede en esta transacción informarnos las novedades para normalizar la deuda con Porvenir sobre estos empleados.

3.3.2 Cuentas de cobro: Esta transacción permite al empleador conocer las cuentas de cobro que tiene con Porvenir causadas por pagos por valores menores a la base de cotización de los periodos pagados, esta opción permite proyectar los valores de las cuentas de cobro para pagos futuros de la empresa.

3.3.3 Rezago de cuenta: Esta transacción permite consultar aquellos empleados de las empresas que no se han acreditado porque no están plenamente identificados, permitiendo al empleador identificarlos plenamente para realizar las respectivas acreditaciones.

3.3.4 Rezago de planilla: Esta opción le permite al empleador conocer aquellas transmisiones de autoliquidación que no corresponden con los pagos realizados a Porvenir, permitiendo al empleador ingresar las novedades del caso para avanzar él la solución.

3.3.5 Problemas de vigencia en Registraduría: Esta transacción permite al empleador consultar aquellos empleados que no se han acreditado porque su información no corresponde con los datos de la Registraduría.



3.4 GRUPO OTROS SERVICIOS

En este grupo se ofrecen transacciones para permitirle a la empresa conocer y generar información de sus afiliados en transacciones como generación de certificados y consulta de movimientos, adicionalmente se ofrecen transacciones para gestión y configuración de la herramienta como cambio de clave, notificaciones y adición de empresas para aquellos usuarios que administran múltiples empresas.

3.4.1 Afiliados activos: Esta consulta permite conocer la relación que un empleado particular tiene con Porvenir

3.4.2 Certificados empleados: Esta opción le permite al empleador generar certificados de interés para sus empleados como lo son: 1) Cesantías: Saldo a la fecha, Inmovilización a la fecha, 2) Pensiones Obligatorias: Afiliación a la fecha

3.4.3 Movimientos de empleados: Esta opción le permite a los empleadores consultar movimientos de los afiliados referentes a Pensiones Obligatorias y Cesantías

3.4.4 Notificaciones: Esta transacción le permite al empleador seleccionar las transacciones sobre las cuales quiere recibir correo de notificación.

3.4.5 Cambio de clave: Esta transacción le permite al empleador cambiar su contraseña cuando el lo desee.

3.4.6 Inscribir empresa: Esta transacción está pensada para que aquellos usuarios que administran varias empresas puedan adicionar a su usuario del portal la administración de las mismas.

4. Condiciones Generales de Utilización de la página: a) Para todos los efectos del servicio Web para consultas y transacciones de empleadores de PORVENIR será prestado con sujeción a la hora que rige en la República de Colombia. Queda acordado que todas las transacciones, que se realicen en un horario diferente al definido como hábil, se entenderán realizadas a más tardar el día hábil siguiente a aquel en que se lleven a cabo. b) El empleador, en virtud de lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, reconoce desde ahora como prueba de las transacciones y/o operaciones, consultas, servicios, descuentos por servicios, los registros magnéticos y electrónicos de las transacciones y/o de las operaciones que PORVENIR efectúa en su sistema o el listado que imprima de los mismos y las acepta como efectuadas por el empleador , o por sus autorizados, al igual que las cantidades registradas. c) El usuario reconoce y acepta el establecimiento de mecanismos de seguridad que garanticen la obtención de pruebas relacionadas con las transacciones realizadas. Así mismo se compromete a utilizar la información, los servicios y los diseños de la página de acuerdo con las disposiciones vigentes, este reglamento, las buenas costumbres y el orden público.

5. Información de la página. El usuario reconoce y acepta que: a) La información contenida en la página puede sufrir modificaciones. Así mismo, que la información que se suministra sobre simuladores y tasas de interés entre otras, no son obligatorios ni constituyen garantía de utilidad para la realización de actividades particulares. Cualquier decisión que se tome con fundamento en esta información es responsabilidad exclusiva del usuario. b) La información de la página estará disponible en forma permanente. c) Es responsabilidad del empleador y los usuarios el uso correcto de la información de consulta en la web transaccional de empleadores PORVENIR, con la obligación de guardar la debida confidencialidad sobre la misma. d) PORVENIR se reserva los derechos de autor por la información y contenidos de la página.

6. Medidas de seguridad: El usuario acepta que es de su conocimiento que el uso de Internet no es del todo seguro, ya que existen diversos mecanismos diseñados para obtener información y suplantar usuarios, por lo cual se compromete a mantener actualizado el antivirus de los equipos de computo que utilice en sus transacciones para evitar el contagio de virus informáticos a través de Internet, así como de implementar las medidas de seguridad necesarias para evitar amenazas como Troyanos, Keylogger, Sapmm y cualquier otro tipo de riesgos que utilicen como medio el Internet.

7. Cambio de clave. Si el usuario olvida su clave personal o quiere bloquearla, deberá informar inmediatamente a través de la línea de servicio telefónico a PORVENIR. PORVENIR no se hace responsable por las transacciones efectuadas antes de recibir la solicitud de bloqueo.

8. Ley Aplicable y Jurisdicción Competente: El presente reglamento, así como los productos o servicios que se presten a través de la Zona Transaccional de Empleadores de Porvenir, se regirán íntegramente por la Ley de la República de Colombia. Del mismo modo, cualquier controversia, disputa, litigio, etc. derivado del mismo se someterá a las autoridades de la República de Colombia.

9. Notificaciones: El empleador usuario acepta que PORVENIR le pueda notificar cualquier tipo de información, decisión o cambio de los procedimientos, las condiciones y los términos del servicio web de la Zona Transaccional de Empleadores Porvenir, sus productos y servicios por medio de mensajes o de información colocada en la(s) página(s) en internet.

10. Aceptación. El usuario declara que conoce y acepta de manera irrevocable el presente reglamento que rige el funcionamiento de la zona transaccional de PORVENIR. Cualquier inquietud favor comunicarla vía correo electrónico a porvenir@porvenir.com.co