Políticas de vinculación

Es política de PORVENIR cumplir estrictamente todas las leyes, normas y reglamentaciones expedidas para la regulación de las actividades que desarrolla la Sociedad y de los Fondos por ésta administrados, bajo directrices de máxima integridad y honestidad.

A PORVENIR le interesa cómo se obtienen los resultados. No será tolerado que un empleado obtenga resultados violando las leyes, normas y/o procedimientos o recurriendo a manejos inescrupulosos que puedan además afectar el buen nombre e imagen de la Sociedad ante terceros o la pongan en riesgo.

En desarrollo de lo anterior, se tiene previsto las siguientes reglas que han de regir las relaciones de PORVENIR con sus proveedores:

• Independientemente del tipo de vinculación, todos los colaboradores que intervienen en las etapas del proceso de Compras, se encuentran obligados a identificar, prevenir, revelar y cuando sea el caso administrar e los conflictos de interés que pueda presentarse en el desarrollo de sus funciones, en consecuencia frente a una potencial situación de conflicto de interés, en un proceso de contratación, éste debe informarlo y abstenerse de participar en la misma, hasta tanto no se haya definido el mecanismo de administración del potencial conflicto. Por lo tanto, en el proceso de vinculación de los proveedores se les solicita que informen las relaciones de parentesco con empleados vinculados a la Sociedad, o la participación de estos en la propiedad y/o administración cuando se trate de personas jurídicas.
• Sólo se podrá contratar con proveedores de bienes y/o servicios que previamente estén registrados en el Registro Nacional de Proveedores de PORVENIR.
• Se mantendrá un proceso de calificación de los proveedores de manera anual, cuyo resultado se deberá tener en cuenta para futuras contrataciones y para la permanencia del proveedor dentro del Registro de Proveedores.
• En el proceso de negociación se analizarán criterios de oportunidad, calidad y precio.
• Todo contrato, convenio o relación en que se obligue PORVENIR, deberá ser suscrito por un Representante Legal o por los empleados debidamente autorizados de acuerdo con las políticas internas.
• PORVENIR prohíbe a sus colaboradores, solicitar o recibir a título de gratificación o regalo, dinero, bonos, honorarios, comisiones, anticipos, viáticos, cheques, tarjetas débito, títulos valores o cualquier otro documento que pueda ser convertible en dinero, de una persona, corporación o sociedad con la que que PORVENIR o el Grupo Aval Acciones y Valores S.A. tenga negocios. PORVENIR permite recibir regalos, atenciones o gratificaciones siempre y cuando no superen el 5% del valor del salario del colaborador que lo recibe, y en todo caso sin que dicho monto supere dos salarios mínimos mensuales legales vigentes y que no tengan una intención de inapropiadamente r en el desempeño de las actividades a cargo del colaborador. Igualmente, se permite recibir regalos promocionales como sombrillas, gorras, lapiceros, calendarios, etc. E invitaciones a eventos relacionados con el propósito del negocio.
• PORVENIR cuenta con un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), con el objeto de prevenir el ingreso o legalización de bienes provenientes de actividades ilícitas; así como la financiación del terrorismo a través de la entrega de dinero o bienes para soportar el desarrollo de actividades de grupos al margen de la ley. En desarrollo de esta política, los proveedores no podrán usar a PORVENIR como una herramienta para el lavado de activos y/o financiación del terrorismo, igualmente será causal de terminación por justa causa del correspondiente contrato sin que haya lugar al pago de sanción o indemnización de ningún tipo, el hecho de que se incumpla con esta obligación o si el proveedor suministre información inexacta o incorrecta en el proceso de vinculación como tal a PORVENIR.

Para mayor información sobre este particular, haga clic aqui para consultar el documento "Lineamientos en materia de gestión y administración del riesgo de corrupción – Terceras Partes Intermediarias". Igualmente, cualquier duda que se presente con relación a una situación generadora de conflicto de interés o una situación que en concepto del proveedor desconocen estas políticas, por favor repórtelas aquí en la Línea Ética.